Az ajánlattevőket gyakran foglalkoztató kérdés, különösen nagyobb értékű ajánlati biztosíték kikötése esetén, hogy milyen esetekben illeti meg az ajánlatkérőt az ajánlati biztosíték, illetve milyen következményei lehetnek az ajánlat visszavonásának. Bejegyzésünkben az ajánlati biztosíték nyújtásával kapcsolatban felmerülő gyakorlati kérdésekre reflektálunk.

Az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárásban való részvételt ajánlati biztosíték adásához kötheti. Az ajánlati biztosíték az ajánlattevők ajánlati kötöttségének megtartását biztosítja. Függetlenül a közbeszerzési eljárás tárgyától és becsült értékétől ajánlati biztosíték valamennyi közbeszerzési eljárásban előírható, azonban nem kötelező eleme az ajánlatkérői előírásoknak. Lényeges ismérve, hogy kizárólag az ajánlattételhez rendelhető ajánlati biztosíték, részvételi szakaszban az ajánlati biztosíték nem értelmezhető, hiszen az eljárás részvételi szakaszában ajánlattételre még nem kerülhet sor. Az ajánlati biztosítékot az ajánlati kötöttség beálltától kezdődően kell az ajánlatkérő rendelkezésére bocsátani. Az ajánlati kötöttség időtartamát Kbt. az egyes eljárásfajtáknál külön szabályozza.

Nem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy az ajánlatok bírálatáról készült összegezést követően a nyertes ajánlattevő, illetve a nyertes ajánlattevőt követő legkedvezőbb ajánlattevő ajánlati kötöttsége a Kbt. előírása alapján meghosszabbodik, a többi ajánlattevő felé pedig az összegezés kiküldését követően az ajánlatkérőnek visszafizetési kötelezettsége keletkezik. A nyertes ajánlattevő, illetve visszalépése esetén a nyertes ajánlattevőt követő legkedvezőbb ajánlattevő részére a szerződés aláírását követő tíz napon belül kell visszafizetni a biztosítékot. Szükséges megjegyezni, hogy az okirati formában nyújtott biztosíték esetében fennállhat olyan helyzet, amikor is az összegezés kiküldését követő időpontban jár le a kötelezvényben rögzített határozott időtartam. Ebben az esetben bár az ajánlati kötöttség a törvény erejénél fogva meghosszabbodott, az ajánlatkérő nem rendelkezik érvényesíthető biztosítékkal a szerződéskötéstől való visszalépés esetén. Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében javasolt folyamatosan figyelemmel kísérni az ajánlatkérő szervezeteknek a kötelezvényben rögzített lejárati időpontot.

Az ajánlatkérő az ajánlati kötöttség lejártát megelőzően az ajánlatok további fenntartására hívhatja fel az ajánlattevőket. Amennyiben az ajánlattevő úgy dönt, hogy nem tartja fenn ajánlatát, a biztosítékot vissza kell fizetni az ajánlattevő nyilatkozatának kézhezvételét követő tíz napon belül. Az ajánlat fenntartása esetén azonban nem szabad megfeledkezni az ajánlati kötöttség meghosszabbított idejére szóló és az addig érvényes biztosítékkal megegyező biztosíték fenntartásáról.

A Kbt. 70. § (2) bekezdésében deklarált hallgatási szabály értelmében az ajánlattevő hallgatása esetén, azaz kifejezett nyilatkozata hiányában az ajánlati kötöttség meghosszabbodik. Mindebből azonban nem következik az ajánlati biztosíték automatikus, a kötöttség meghosszabbított időpontjáig történő fenntartása. Az ajánlati biztosítéknak ugyanis az ajánlati kötöttség ideje alatt folyamatosan fenn kell állnia. Az ajánlat érvénytelenséget eredményezi, ha az ajánlati biztosíték az ajánlati kötöttség ideje alatt megszűnik, megszakad.

Az ajánlatkérőt illeti meg az ajánlati biztosíték, amennyiben az ajánlattevő az ajánlati kötöttséget megsérti, azaz az ajánlati kötöttség ideje alatt az ajánlatát visszavonja vagy a szerződéskötés az ajánlattevő érdekkörében felmerült okból hiúsul meg. Nem szabad azonban megfeledkezni a harmadik esetkörről sem, amikor is az ajánlattevő az ajánlati kötöttséggel terhelt ajánlatához az ajánlatkérő felhívására nem vagy nem megfelelően nyújtja be az egységes európai közbeszerzési dokumentumba foglalt nyilatkozatát alátámasztó igazolásokat. Az ajánlat érvénytelenségének következménye mellett előbbi esetben is az ajánlatkérőt illeti meg az ajánlati biztosíték. A harmadik esetkörre tekintettel az ajánlattevők fokozott felelősséggel kötelesek eljárni az egységes európai közbeszerzési dokumentumba foglalt nyilatkozatok megtétele során.

Az Elektronikus Közbeszerzési Rendszer (a továbbiakban: EKR) bevezetésével azonban a 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet is tartalmaz speciális rendelkezéseket az ajánlati biztosítékra. Az EKR. 10. § (4) bekezdése értelmében az ajánlatkérő előírhatja, hogy az olyan nyilatkozat, amely közvetlenül valamely követelés érvényesítésének alapjául szolgál (különösen garanciavállaló nyilatkozat vagy kezességvállalásról szóló nyilatkozat), elektronikus okiratként feleljen meg a polgári perrendtartásról szóló törvény szerinti teljes bizonyító erejű magánokirat követelményeinek. Ilyen előírás esetén tehát nem elegendő a garanciavállaló vagy a kezességvállalásról szóló nyilatkozatról készült szkennelt példány feltöltése. Az EKR-re tekintettel szükséges formai követelményekre javasolt már a biztosíték igénylésekor felhívni a pénzügyi intézmény vagy biztosító figyelmét. 

Az ajánlati biztosítékkal kapcsolatban felmerülő további kérdések esetén forduljon bizalommal az Ecovis Hungary Legal szakértőihez.