Európai Uniós irányelvekből fakadó kötelezettségnek eleget téve Magyarországon – a határidőnél hamarabb – 2018. április 15-től közbeszerzési eljárást kizárólag az Elektronikus Közbeszerzési Rendszeren (EKR) keresztül lehet lebonyolítani. A korábbi papír alapú lefolytatás számos tekintetben szabadságot adott a közbeszerzési szakma képviselőinek, hogy különbözőnél különbözőbb formai követelményeket határozzanak meg; talán azt is bátran ki lehet jelenteni, hogy ahány ajánlatkérő annyi féle nyilatkozat-minta forgott közkézen. Vajon az EKR bevezetése ezen alkotói szabadságtól megfosztotta a szakmai kreatív képviselőit? Jelen cikkünkben erre keressük a választ.

Mindenekelőtt meg kell említeni, hogy az EKR-ben bevezetését követően a felolvasólap mellett számos egyéb nyilatkozat vált elérhetővé a rendszer által automatikusan generált űrlapként. Ilyen többek között a kizáró okokról, az igénybe venni kívánt alvállalkozókról vagy a tényleges tulajdonosról szóló nyilatkozatok. Ezek az űrlapok a bevezetésüket követően többször változtak, újakkal bővültek vagy éppen törlődtek (megajánlott termék adatai nyilatkozatminta) a rendszerből. Ezen uniformizálás eredményeként tehát voltaképpen megszűnt a nyilatkozatminták (egy jelentékeny részének) különbözősége; az ajánlattevők nagy örömére.

A rendszerben elérhető űrlapokkal megteremtett közérthető, egyszerű és egységes nyilatkozatmintáknak jelentőséget is adott a jogalkotó azzal, hogy van elérhető nyilatkozatminta az EKR-ben akkor ajánlatkérő köteles azt alkalmazni (Kbt. 41/A. § (3) bekezdés), ezzel pedig megkerülhetetlenné tette ezeket. A Kbt. alapján az EKR-ben elektronikus úton tett nyilatkozat tekintetében az ajánlatot a rendszerben benyújtó gazdasági szereplő esetében a gazdasági szereplő képviselőjének kell tekinteni azt a személyt, aki az EKR-ben az ajánlatkérő szervezet vagy gazdasági szereplő részéről a nyilatkozattételhez szükséges hozzáféréssel és jogosultsággal rendelkezik. Az EKR-ben kitöltött elektronikus űrlapot e vélelem alapján az ajánlatkérő szervezet, illetve a gazdasági szereplő eredeti nyilatkozatának kell tekinteni. A magunk részéről a nyilatkozatmintákkal – a többszöri módosítás eredményeit figyelembevéve– összességében elégedettek vagyunk. 

Az EKR bevezetésekor elérhetővé tettek egy olyan funkciót is, amelyről azt gondoljuk, hogy a funkció nyújtotta előnyök és lehetőségek a legtöbb esetben kihasználatlanul maradtak eddig, azaz ajánlatkérők nem vagy csak kevés esetben alkalmazták ezeket. Ez pedig a Nyilatkozatösszeállító felolvaslólapon kívüli része. A Nyilatkozatösszeállító pont alatt számos egyéb nyilatkozat szerkesztésére nyílik meg a lehetőség, amelyekkel a közbeszerzés valamennyi résztvevője (ajánlatkérő, lebonyolító és ajánlattevő) is jelentős előnyökhöz juthat. Lássuk ezeket:

1. Egyes nyilatkozatok papír alapú helyett elektronikus létrehozásával lehetőség van az ajánlattétel és a bírálat felgyorsítására, mivel sokszor csak egy igen/nem válasz kiválasztásával (pl. előleget igénybe akar-e venni) vagy egy azonosító beírásával (szakember jogosultsági száma) is megtehető az adott nyilatkozat. Köztudott, hogy ahány papír alapú nyilatkozat, annyi rontási lehetőség, így ezek szinte nullára redukálhatóak.

2. A képviseleti jogosultság külön igazolása is nélkülözhető hogyha alkalmazzuk ezt a funkciót a fentebb már említett törvényi vélelem miatt (aki az EKR-ben nyilatkozatokat tesz annak van képviseleti jogosultsága).

3. Óvjuk a környezetünket is továbbá mivel nem kell papír alapú nyilatkozatot kinyomtatni majd elektronikus formába alakítani (scannelni) és külön felcsatolni.

4. Az adott nyilatkozat benyújtásának kötelező tételével az ajánlattevő addig nem tudja benyújtani az ajánlatot míg az adott nyilatkozatot nem töltötte ki, így elkerülhetőek a nyilatkozat megtételének elmulasztásából eredő hiánypótlási felhívások/ érvénytelenítések.

Amennyiben az eljárás több részből áll úgy ajánlatkérőnek lehetősége van az egyik részben megszerkesztett nyilatkozatmintákat sablonként elmenteni és a többi részhez „átemelni”, így egy több részes eljárásban sem kell órákat tölteni az űrlapok kialakításával.

A fentebb írtak alapján úgy gondoljuk, hogy megváltozott módon és és az elején talán kissé szokatlan formában, de továbbra is él a kreativitás lehetősége az EKR-rel dolgozó közbeszerzési szakértők számára.

Természetesen az EKR-ben űrlappal nem rendelkező kérdésekkel kapcsolatban számos további nyilatkozatmintát szerkeszthetnek az ajánlattevők, így magától értetődő módon maradt még terep az EKR -en kívüli kreativitás megélésére.